Hausmeisterkosten in der Nebenkostenabrechnung

Kaum eine Position sorgt in der Nebenkostenabrechnung so häufig für Streit wie die Hausmeisterkosten. Das liegt daran, dass Hausmeister oft ein buntes Aufgabenspektrum abdecken – von der reinen Pflege der Anlage bis hin zu Reparaturen oder Verwaltungsaufgaben. Nur ein Teil dieser Tätigkeiten darf tatsächlich auf die Mieterinnen und Mieter umgelegt werden. Dieser Beitrag erklärt, wie die Abgrenzung funktioniert und worauf Sie bei der Prüfung achten sollten.

Das Wichtigste in Kürze

• Hausmeisterkosten sind nach § 2 Nr. 14 BetrKV umlagefähig, soweit es sich um Kosten der Hauswartung handelt.
• Instandhaltungs- und Instandsetzungsanteile der Hausmeistertätigkeit müssen herausgerechnet werden.
• Verwaltungstätigkeiten des Hausmeisters gehören zu den nicht umlagefähigen Verwaltungskosten.
• Werden Aufgaben nicht sauber getrennt, kann pauschal ein Abzug (in der Praxis häufig 10–15 %) vorgenommen werden.
• Bei angestellten Hausmeistern zählen Lohnkosten, Sozialabgaben und Arbeitsmittel zu den umlagefähigen Kosten.

Rechtsgrundlage: § 2 Nr. 14 BetrKV

Nach § 2 Nr. 14 BetrKV zählen zu den umlagefähigen Betriebskosten die Kosten für den Hauswart, soweit sie nicht Kosten der Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder der Verwaltung betreffen. Diese Kosten sind grundsätzlich nicht umlagefähig und müssen von den Hauswartkosten abgesetzt werden.

Umlagefähig sind demnach klassische Aufgaben wie die Kontrolle der Gemeinschaftsanlagen, das Ablesen von Zählern, die Pflege des Hausgartens (soweit nicht bereits unter Gartenpflege erfasst), die Reinigung von Gemeinschaftsflächen oder der Winterdienst, sofern diese Tätigkeiten vom Hausmeister übernommen werden.

Abgrenzung zu Instandhaltung und Verwaltung

Übernimmt der Hausmeister auch handwerkliche Reparaturen, etwa den Austausch einer defekten Lampe oder kleinere Ausbesserungsarbeiten, zählen diese Anteile zu den Instandhaltungskosten. Diese darf der Vermieter nicht über die Betriebskostenabrechnung, sondern muss sie aus der Miete selbst tragen.

Ebenso wenig umlagefähig sind Verwaltungstätigkeiten wie das Erstellen von Abrechnungen, die Kommunikation mit Mietern in Vertragsangelegenheiten oder organisatorische Aufgaben, die dem Bereich der kaufmännischen Verwaltung zuzuordnen sind.

In der Praxis erstellen Vermieter deshalb häufig eine Aufstellung, in der die Arbeitszeit des Hausmeisters nach Tätigkeitsarten aufgeschlüsselt wird, um den umlagefähigen Anteil sachgerecht zu ermitteln.

Fehlt eine nachvollziehbare Aufteilung, hat der BGH anerkannt, dass Gerichte einen pauschalen Abzug für die nicht umlagefähigen Anteile schätzen dürfen (BGH, Urteil vom 14. November 2012, VIII ZR 41/12).

Stundennachweise und Regiekosten

Wird der Hausmeister nach Stunden vergütet oder über einen externen Dienstleister beauftragt, sollten Stundennachweise vorliegen, aus denen sich Art und Umfang der ausgeführten Tätigkeiten ergeben. Diese Nachweise sind im Rahmen der Belegeinsicht nach § 259 BGB grundsätzlich vorzulegen.

Bei sogenannten Regiekosten – also der Abrechnung nach tatsächlich geleisteten Stunden zu einem vereinbarten Stundensatz – muss erkennbar sein, welche Tätigkeiten im Einzelnen abgerechnet wurden. Pauschale Sammelrechnungen ohne Tätigkeitsnachweis genügen den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Abrechnung in der Regel nicht.

Angestellter Hausmeister vs. externer Dienstleister

Beschäftigt der Vermieter einen eigenen Hausmeister, zählen zu den umlagefähigen Kosten unter anderem Bruttolohn, Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Arbeitskleidung und notwendige Arbeitsmittel – jeweils anteilig, soweit sie auf umlagefähige Tätigkeiten entfallen.

Wird ein externer Hausmeisterservice beauftragt, sind die in Rechnung gestellten Beträge maßgeblich, sofern sie sich ausschließlich auf umlagefähige Leistungen beziehen. Mischrechnungen, die etwa auch Reparaturarbeiten enthalten, müssen entsprechend bereinigt werden.

So prüfen Sie Ihre Abrechnung

• Fragen Sie nach, ob und wie die Tätigkeiten des Hausmeisters aufgeteilt wurden.
• Verlangen Sie Einsicht in Stundennachweise oder Leistungsverzeichnisse.
• Prüfen Sie, ob offensichtlich verwaltende oder instandsetzende Tätigkeiten enthalten sind.
• Vergleichen Sie die Gesamtsumme mit den Vorjahren – deutliche Sprünge sollten begründet werden können.

Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei Unsicherheiten hilft ein Mieterverein oder eine Fachanwältin bzw. ein Fachanwalt für Mietrecht weiter.

Häufige Fragen

Darf der Vermieter die vollen Kosten für den Hausmeister umlegen?

Nein. Nur der Anteil, der auf umlagefähige Hauswartungstätigkeiten entfällt, darf umgelegt werden. Instandhaltungs-, Instandsetzungs- und Verwaltungsanteile sind herauszurechnen.

Was passiert, wenn keine Aufteilung der Tätigkeiten vorgenommen wurde?

Fehlt eine sachgerechte Aufteilung, kann laut Rechtsprechung ein pauschaler Abzug vorgenommen werden, in der Praxis häufig zwischen 10 und 15 Prozent der Gesamtkosten.

Kann ich Einsicht in die Arbeitsnachweise des Hausmeisters verlangen?

Ja, im Rahmen der Belegeinsicht nach § 259 BGB können Sie verlangen, entsprechende Stundennachweise oder Leistungsaufstellungen einzusehen.

Zählt der Winterdienst zu den Hausmeisterkosten?

Wenn der Hausmeister den Winterdienst übernimmt, fließen diese Kosten in die Hausmeisterkosten ein. Wird ein separater Dienstleister beauftragt, wird dies meist gesondert unter § 2 Nr. 8 BetrKV abgerechnet.