Nachzahlung erhalten – muss ich zahlen?

Eine Nachzahlungsforderung aus der Nebenkostenabrechnung ist für viele Mieterinnen und Mieter unangenehm, aber nicht automatisch berechtigt. Bevor Sie zahlen, lohnt sich eine sorgfältige Prüfung der Abrechnung. Dieser Beitrag zeigt, wann eine Nachzahlung fällig wird und in welchen Fällen Sie sie ganz oder teilweise verweigern können.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Nachzahlung wird erst fällig, wenn eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zugegangen ist.
• Formelle Fehler machen die gesamte Abrechnung unwirksam, materielle Fehler betreffen nur einzelne Positionen.
• Vor der Zahlung sollten Sie Fristen, Verteilerschlüssel und Rechenwege prüfen.
• Bei berechtigten Zweifeln können Sie unter Vorbehalt zahlen oder den strittigen Betrag zurückhalten.
• Wurde die Vorauszahlung nie angepasst, kann dies die Nachzahlungshöhe beeinflussen.

Wann wird eine Nachzahlung überhaupt fällig?

Eine Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung wird grundsätzlich erst mit Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig. Sie muss dabei eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils der Mietpartei sowie den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen enthalten.

Fehlt eine dieser formellen Angaben, ist die Abrechnung insgesamt unwirksam, und eine Zahlungspflicht entsteht zunächst nicht.

Formelle und materielle Fehler unterscheiden

Es macht einen erheblichen Unterschied, ob ein Fehler formeller oder materieller Natur ist. Formelle Fehler betreffen den Aufbau und die Nachvollziehbarkeit der Abrechnung insgesamt, materielle Fehler einzelne inhaltliche Positionen.

Formelle Fehler führen dazu, dass die gesamte Abrechnung unwirksam ist. Materielle Fehler betreffen nur den fehlerhaften Posten, die übrige Abrechnung bleibt in der Regel wirksam.

Checkliste: So prüfen Sie die Nachzahlung

• Ist die Abrechnungsfrist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums eingehalten worden?
• Stimmt der angewendete Verteilerschlüssel mit dem Mietvertrag überein?
• Sind nur umlagefähige Betriebskosten nach § 2 BetrKV enthalten?
• Wurden Ihre geleisteten Vorauszahlungen korrekt und vollständig abgezogen?
• Sind die Gesamtkosten und Ihr Anteil rechnerisch nachvollziehbar?
• Wurde die Wohnfläche korrekt angesetzt?

Zahlung unter Vorbehalt als sichere Zwischenlösung

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Einwand am Ende Bestand hat, aber Mahnungen und Verzugszinsen vermeiden möchten, bietet sich die Zahlung unter Vorbehalt an. Sie zahlen den geforderten Betrag, weisen aber schriftlich darauf hin, dass Sie sich die Rückforderung vorbehalten, falls sich Ihr Einwand bestätigt.

Diese Vorgehensweise ist besonders sinnvoll, wenn es um vergleichsweise geringe Beträge geht oder eine gerichtliche Klärung unverhältnismäßig wäre.

Ratenzahlung vereinbaren

Ist die Nachforderung grundsätzlich berechtigt, Sie können sie aber nicht auf einen Schlag begleichen, sollten Sie proaktiv mit dem Vermieter Kontakt aufnehmen und eine Ratenzahlung vorschlagen. Viele Vermieter sind zu einer Einigung bereit, insbesondere wenn das Mietverhältnis ansonsten reibungslos verläuft.

Eine Ratenzahlungsvereinbarung sollte immer schriftlich festgehalten werden, inklusive Ratenhöhe und Zahlungsterminen.

Kappung bei fehlender Anpassung der Vorauszahlung

Hat der Vermieter die Vorauszahlungen trotz erkennbar steigender Kosten über Jahre nicht angepasst, kann dies unter bestimmten Umständen die Höhe der Nachforderung beeinflussen, etwa wenn ihm ein Mitverschulden an der Höhe der Nachzahlung zur Last gelegt werden kann. Dies wird in der Rechtsprechung uneinheitlich beurteilt und hängt stark vom Einzelfall ab.

Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei größeren Nachforderungen empfiehlt sich eine Prüfung durch einen Mieterverein oder eine Anwältin bzw. einen Anwalt für Mietrecht.

Häufige Fragen

Muss ich sofort die volle Summe zahlen?

Die Nachzahlung wird in der Regel innerhalb der im Mietvertrag oder in der Abrechnung genannten Frist fällig, meist 30 Tage nach Zugang. Bei berechtigten Einwänden können Sie den strittigen Teil zurückhalten, den unstrittigen Teil sollten Sie fristgerecht zahlen.

Was passiert, wenn ich einfach nicht zahle?

Ohne triftigen Grund führt Nichtzahlung zu Mahnungen, Verzugszinsen und im Extremfall zu einer Zahlungsklage. Bei berechtigten Zweifeln sollten Sie stattdessen schriftlich widersprechen und den strittigen Betrag begründet zurückhalten.

Kann eine Nachzahlung auch komplett entfallen?

Ja, wenn die Abrechnung formell unwirksam ist, etwa weil sie unvollständig ist oder die Zwölf-Monats-Frist zur Erstellung überschritten wurde. In diesem Fall entfällt die Zahlungspflicht zunächst vollständig, bis eine korrekte Abrechnung vorliegt.